La polarización actual trae como riesgo la reescritura de la historia, lo que refuerza la necesidad de almacenar la memoria.
La documentación personal también supone un pilar importante en la conmemoración y representación de un grupo. De ese modo, un archivo personal sirve como una aportación individual hacia la preservación histórica de una comunidad, al igual que eterniza el recuerdo de seres queridos de manera categórica y sistemática.
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¿Cómo hacer un archivo personal?
1. Identificar y establecer importancia. Es importante identificar documentos a incluir o descartar. En la gama exhaustiva de papeles que evidencian la existencia de una persona o familia, es imperativo filtrar los expedientes entre los que sean de interés y los que no. Entre los documentos que pudiesen ser pertinentes, considere contenido audiovisual, recibos, identificaciones, facturas, cartas o registros de propiedad o negocios.
Ante la duda de saber si desechar un papel o no, es recomendable dividir el material en dos pilas: las que se van de seguro y las que se quedan definitiva o tentativamente. Igualmente, se puede aplicar el mismo proceso de depuración para la información guardada en línea.
2. Clasificar, ordenar y organizar . Se deben categorizar los documentos para facilitar la clasificación de la información. Primeramente, se debe evaluar si es información personal, laboral, económica, de salud, de vivienda o vehicular; con esta base, se da paso a la distribución de los papeles en el archivo, es decir, dónde y cómo se guardarán. Con categorías instituidas, el archivero tiene la opción de implantar un sistema de actualización para el registro personal.
3. Conservar y hacer un inventario . Hay dos caminos en la conservación archivera: digital o físicamente. Con la estructuración informática, el archivista debe tomar nota de toda la cantidad de documentación guardada, y seguir su formato de clasificación para poder puntualizar exactamente dónde está todo. Si lo que se busca conservar es físico y ocupa mucho espacio en una carpeta, se pudiese digitalizar una copia y guardarla en línea. Inversamente, de ser una foto o documento de mucho valor, se pudiese imprimir tanto para ahorrar almacenaje en un dispositivo como garantizar una copia de algo intangible.
El encargado del archivo debe fijar un ciclo de actualización; en otras palabras, decretar un marco de tiempo dedicado a la renovación de su base de datos personales. Mientras más seguido el proceso de actualización y se descarten papeles que hayan perdido vigencia, mejor relato contará el archivo.
