El secretario interino del Departamento de Hacienda, Nelson J. Pérez Méndez, reaccionó al informe publicado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico donde se revela que la agencia no ha obtenido beneficios esperados tras la millonaria inversión en la implementación de un sistema estandarizado de contabilidad.
El titular de Hacienda, aseguró que desde julio del 2021 la agencia que ahora dirige retomó la implementación del nuevo sistema financiero y de contabilidad centralizado Enterprise Resource Planning (ERP, en inglés) y realizó acciones correctivas necesarias para atender los hallazgos y recomendaciones que contiene el informe de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
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“El informe hace referencia a contratos adjudicados desde el 2017 al 2020 y los trabajos para reiniciar el proyecto en el 2022 incluyeron una etapa de preparación en la que el Departamento recopiló y evaluó la información generada durante ese periodo. Incluso la utilizó como base para las especificaciones y recomendaciones que evaluó el Comité Directivo de ERP (compuesto por la Secretaria de la Gobernación, Hacienda, PRITS, ASG, OATRH, OGP y AAFAF) para la selección mediante de un proceso competitivo del implementador del proyecto que tiene un alcance más amplio y una solución tecnológica más avanzada”, expresó en declaraciones escritas.
“El Departamento ha estado en constante colaboración con la Oficina del Contralor de Puerto Rico y sus auditores, como resultado de la auditoría peticionada por el Departamento en su interés de garantizar la implementación exitosa del sistema. Como mencionamos, el informe reconoce las gestiones afirmativas que ha realizado el Departamento para encaminar el proyecto y de esta forma reiteramos nuestro compromiso de continuar siendo diligentes y activos en anticipar retos y corregir cualquier asunto que pueda surgir. Incluso, actualmente una compañía independiente está realizando análisis y evaluaciones de la implementación en tiempo real para garantizar que el lanzamiento en vivo del sistema y la operación sean exitosos. Además, que provea los controles internos necesarios para lograr la transparencia y eficiencia gubernamental que tiene como objetivo este proyecto”, añadió.
Sus expresiones surgen luego de que la Oficina del Contralor de Puerto Rico, emitiera un informe donde revela que el Departamento de Hacienda no ha obtenido los beneficios esperados tras invertir 32,369,127 dólares para implementar un sistema estandarizado de contabilidad de acuerdo con el Plan Fiscal para Puerto Rico.
Este plan, certificado por la Junta de Control Fiscal el 13 de marzo de 2017, estableció que se debe centralizar los datos financieros del Gobierno en una sola cuenta y base de datos. A tales efectos, el Departamento seleccionó el sistema PeopleSoft 9.2 para reimplementar el sistema Enterprise Resource Planning (ERP).
Al respecto, el Departamento formalizó dos contratos y enmiendas desde el 25 de julio de 2018 con vigencia hasta el 30 de junio de 2020 por 55,999,000 dólares, interrumpidos en noviembre de 2019, a seis semanas de completar la primera fase de la reimplementación del sistema ERP. Hasta los servicios interrumpidos se había desembolsado 32,369,127 dólares a la compañía.
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La Junta de Control Fiscal alertó el 26 de febrero de 2021, sobre la importancia de que este sistema facilitara la preparación de los informes financieros anuales integrales, el Comprehensive Annual Financial Report. Además, señaló que, a pesar de los fondos autorizados, no se había completado el proyecto. A tales efectos, se creó un Comité Directivo en el 2021, para implementar un nuevo sistema financiero y contable del Gobierno de Puerto Rico. Este Comité, luego de evaluar propuestas, decidió contratar la misma compañía.
El 2 de noviembre de 2022, el Departamento otorgó un nuevo contrato para continuar el proyecto, pero esta vez con una solución en la nube que requeriría tres años a un costo de 73,104,102 dólares. Según el plan de trabajo, el proyecto debe completarse al 31 de diciembre de 2024.
Según la Oficina del Contralor, esta situación se atribuye, entre otras, a que el Departamento de Hacienda no solicitó la totalidad de los fondos necesarios por lo cual se tuvo que interrumpir el proyecto en cuatro ocasiones y a la ausencia de un estudio de necesidades. Además, la dificultad de comunicación entre los consultores y el personal del Departamento de Hacienda por el idioma provocó atrasos.
La auditoría de dos hallazgos señala también que los contratos y sus enmiendas, no incluyeron información detallada de las tareas relacionadas a cada uno de los servicios contratados en la reimplementación del sistema ERP. Los auditores validaron que la información disponible no detallaba los módulos a implementar, los entregables aprobados, ni los trabajos completados. Además, las facturas de la compañía se presentaron con atrasos de hasta 54 días posteriores a los 15 días de término, situación que dificultaba el proceso de certificación de los servicios prestados.
“En noviembre de 2022 se retomó la implementación con nuevos planes, fechas, alcance y contrato, que son distintos a lo realizado hasta noviembre de 2019. […] el Departamento en coordinación con los demás miembros del Comité Directivo del ERP han realizado todos los esfuerzos para establecer planes de trabajo, metas y objetivos definidos, y mantienen reuniones recurrentes de monitoreo de estatus y progreso, con miras a lograr la implementación del nuevo ERP de manera exitosa. El Departamento continuará trabajando arduamente junto con las demás agencias del Gobierno Central y el Comité Directivo del ERP para alcanzar las metas establecidas”, expuso el secretario interino de Hacienda a la Contraloría.
“Consideramos las alegaciones del exsecretario, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Esto, debido a que los informes semanales de monitoreo, que pudieran validar que los consultores estuvieran cumpliendo con las fechas de entrega establecidos no fueron presentados por el Departamento y el exsecretario para el examen de nuestros auditores”, expuso la Contraloría.
El presupuesto de Hacienda ascendió de 208,103,000 dólares en el 2022, a 939,423,000 dólares en el 2023 hasta 987,777,000 dólares en el 2024.
La auditoría le recomienda al secretario de Hacienda que realice estudios de necesidades, antes de contratar proyectos de implementación de los sistemas de información, y que solicite los fondos necesarios para completar los proyectos, entre otros.
Este segundo informe de Hacienda cubre el periodo del 25 de julio de 2018 al 26 de enero de 2024.
Documento: OC-25-02
