Muchos de los correos electrónicos que enviamos tienen fecha de caducidad: invitaciones a eventos, reuniones, informes, presupuestos… casi todo está sujeto a un plazo determinado.
A veces, incluyen información confidencial, como documentos importantes, pasaportes o tarjetas de embarque. Y en la mayoría de los casos dejan las bandejas de entrada completamente saturadas.
Pero existe una opción que puede ser la solución: hacer que los mensajes se autodestruyan.
Google acaba de lanzar una nueva función en Gmail —su plataforma de emails, que usan 1.400 millones de personas cada día— que ha llamado "Modo Confidencial" y con la que podrás hacer que los mensajes que envíes se borren automáticamente cuando los lea el destinatario.
El sistema también permitirá evitar que los receptores puedan reenviar, copiar, descargar o imprimir los materiales incluidos en la correspondencia.
La herramienta de autodestrucción funciona con un enlace a una página donde puede verse el contenido sensible, en lugar de incluir el material en el mensaje original.
Para activarla, hay que seleccionar un icono con forma de candado con un reloj, a la derecha del botón de enviar.
Dentro de esa pestaña hay dos opciones: proteger el correo con una contraseña y definir una fecha de caducidad (los intervalos van de un día a cinco años).
El correo desaparecerá en la bandeja de entrada del destinatario, pero no en nuestra carpeta de elementos enviados. Quien reciba el mensaje verá el correo con normalidad, pero un aviso le indicará la fecha de caducidad. Después de esa fecha, el mensaje desaparecerá inmediatamente.
Las funciones anticopia no podrán evitar que algunos usuarios dupliquen los mensajes a través de capturas de pantalla o fotografías, pero minimizarán el riesgo de enviar de forma accidental datos confidenciales a la persona incorrecta y exponerlos innecesariamente.
Un cambio a gran escala
La herramienta llega en un momento en que las leyes de privacidad de datos están endureciéndose, sobre todo en Europa, donde el próximo 25 de mayo se pondrá en marcha el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés).
La normativa requerirá a las organizaciones que notifiquen a las autoridades las vulneraciones de datos en un plazo de tiempo de 72 horas. De lo contrario, serán multados por incumplimiento.
"Todo esto le permitirá a Gmail continuar siendo viable para usuarios empresariales y ayudar a demostrar que cumplen con la GDPR", le dijo a la BBC el consultor tecnológico Chris Green, fundador de la compañía global Lewis.
"El momento de hacerlo no es una coincidencia", dice Green.
Estas funciones forman parte de un cambio de diseño a gran escala que incluirá la opción de silenciar algunos correos, ofrecer un acceso más rápido a algunas aplicaciones o enviar respuestas rápidas.
Según Green, Google ha puesto en marcha esta estrategia para sumar más negocios a su plataforma.
¿Qué otros servicios lo ofrecen?
Esta función "llevaba tiempo esperándose, pero no es única", le dijo a la BBC el consultor tecnológico Chris Green. "Otras plataformas como Microsoft Exchange, permiten usar complementos para hacer algo similar".
Una de las opciones alternativas al "Modo Confidencial" es Criptext, una extensión que funciona con Gmail y Outlook, y en los navegadores Chrome, Firefox y Safari. Permite fijar "un tiempo de expiración" de manera manual o preestablecida.
Otra plataforma alternativa es 10 Minute Mail, que sirve para crear "correos desechables".
En cualquier caso, Green asegura que la nueva herramienta de Gmail supone un cambio porque, "hasta ahora, ningún servicio de correo electrónico en la nube había ofrecido esas funciones de protección de datos".
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